Le courrier professionnel constitue un élément crucial de la communication et du rayonnement pour de nombreuses entreprises. Cependant, la livraison du courrier peut souvent rencontrer des problèmes qui l’empêchent d’atteindre son destinataire prévu. Voici quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles la livraison du courrier professionnel échoue.
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Adressage incorrect
L’une des principales raisons pour lesquelles le courrier n’arrive pas à destination est un adressage incorrect ou incomplet.
Si le nom du destinataire est mal orthographié, si l’adresse contient des erreurs ou si des informations importantes comme un numéro d’appartement sont manquantes, le service postal risque de ne pas être en mesure de déterminer où livrer le courrier. Les entreprises doivent vérifier les adresses par rapport aux bons de commande ou aux coordonnées avant l’envoi.
L’utilisation d’adresses qui ne sont pas à jour est une autre erreur d’adressage courante. C’est quelque chose qui peut facilement être évité si vous utilisez un service tel que Certifiedmaillabels.com, qui vous donne des étiquettes USPS où les adresses sont vérifiées par rapport à la base de données officielle des adresses du service postal.
Affranchissement insuffisant
Le bureau de poste ne livrera pas le courrier qui n’est pas suffisamment affranchi. Souvent, les entreprises estiment le montant des frais de port requis au lieu de peser les pièces de courrier. Un affranchissement insuffisant est susceptible d’entraîner des retards ou des retours de courrier.
Les entreprises devraient investir dans une balance postale pour peser les lettres, les appartements et les colis afin de déterminer l’affranchissement exact. Les exigences postales changent fréquemment, il est donc également important de se tenir au courant des tarifs.
Problèmes avec les codes-barres
Le courrier professionnel s’appuie souvent sur des codes-barres pour acheminer les articles de courrier via le système postal. Les codes-barres peuvent devenir illisibles s’ils sont endommagés ou mal imprimés. Si le code-barres n’est pas lisible, l’envoi postal sera probablement retardé ou renvoyé.
Les entreprises doivent veiller à produire des codes-barres de haute qualité et à les protéger contre tout dommage en les plaçant dans une zone dégagée, loin des bords et des coutures. Il est également conseillé de pré-tester les codes-barres avant un envoi volumineux.
Construction incorrecte des pièces de courrier
Le service postal a des dimensions, des poids et des règles de construction spécifiques pour les envois postaux. Les lettres, les appartements et les colis qui ne répondent pas à ces normes risquent de ne pas passer par les équipements de tri à grande vitesse ou peuvent arriver endommagés. Les entreprises devraient revoir les réglementations postales et tester les articles de courrier avant les gros travaux.
Construire correctement le courrier avec des matériaux de qualité empêche les pièces de s’effondrer pendant le transport.
Aucune approbation sur le courrier non distribuable
Certains courriers professionnels seront inévitablement renvoyés comme non distribuables. À défaut d’inclure des mentions claires sur la façon de traiter le courrier non distribuable, le bureau de poste se débarrasse de l’article de courrier.
Des mentions telles que « Service de retour demandé » ou « Service de modification demandé » indiquent au bureau de poste de renvoyer le courrier à l’expéditeur avec une adresse mise à jour. Cela permet aux entreprises de mettre à jour leurs bases de données d’adresses, de renvoyer du courrier ou de prendre d’autres mesures.
En étant conscientes de ces pièges courants, les entreprises peuvent prendre des mesures proactives pour garantir une livraison réussie du courrier. Investir du temps et des efforts dans l’exactitude des adresses, un affranchissement approprié, une construction de courrier de qualité et la gestion du courrier non distribuable fait la différence pour que les envois professionnels professionnels arrivent intacts et à temps.
Prêter attention à la qualité du courrier et respecter les réglementations postales permet aux entreprises d’éviter des échecs de livraison décevants.
En consacrant le soin et les efforts aux détails, les entreprises peuvent maîtriser le marketing par publipostage et obtenir de solides résultats.
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