À l’approche des fêtes de fin d’année, les entreprises de la ville de New York commencent à planifier leurs fêtes de fin d’année, des événements qui célèbrent les succès de l’année et renforcent les liens entre les membres de l’équipe. Cependant, organiser un événement mémorable à New York peut rapidement épuiser le budget d’une entreprise, en particulier pendant les mois d’hiver, très demandés.
Jessica Boskoff, fondatrice et PDG de 23 Layers, une société de planification d’événements d’entreprise basée à New York, propose des stratégies pour équilibrer la joie des fêtes et l’efficacité financière. Voici comment les entreprises peuvent maximiser leurs budgets tout en organisant un événement remarquable à l’hiver 2024.
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Le timing est tout
Le moment de votre fête d’entreprise joue un rôle central dans la détermination des coûts globaux. Alors que les week-ends de décembre sont des lieux privilégiés pour les lieux événementiels, déplacer votre célébration au début décembre ou à la mi-janvier peut permettre d’économiser considérablement sur la location des salles sans sacrifier l’ambiance festive.
De nombreux espaces conservent un décor de vacances tout au long du mois de janvier, afin que votre événement puisse paraître saisonnier même après la cohue des fêtes.
Les événements en semaine présentent également un avantage en termes de prix, les prix du lundi au mercredi étant souvent inférieurs de 20 à 30 % à ceux du week-end. Cette flexibilité de planification peut permettre aux entreprises de réaffecter des fonds vers d’autres domaines, comme le divertissement ou la restauration.
Repenser les options de sites
Bien que les espaces événementiels emblématiques de Manhattan soient indéniablement attrayants, leur prix est élevé. L’exploration de quartiers comme Long Island City ou DUMBO peut révéler des joyaux cachés offrant une vue sur l’horizon à une fraction du prix.
Des lieux comme The Foundry ou Greenpoint Loft allient charme industriel et potentiel de personnalisation, permettant aux entreprises d’apposer leur cachet unique sur l’espace.
Jessica Boskoff et son équipe de 23 Layers recommandent souvent des lieux qui présentent déjà une décoration sur le thème des fêtes, ce qui peut réduire considérablement les dépenses de décoration. Un lieu avec une ambiance saisonnière préexistante réduit le besoin d’un décor étendu, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.
Des solutions de restauration plus intelligentes
La nourriture et les boissons sont au cœur de toute grande fête de Noël, mais elles ne doivent pas nécessairement vous ruiner. Au lieu d’un dîner traditionnel à l’assiette, pensez aux stations de restauration ou aux hors-d’œuvre passés. Ces options encouragent les brassages et réduisent les besoins en personnel, ce qui peut entraîner une différence notable en termes de coûts.
La restauration interactive, comme les bars gastronomiques de macaronis au fromage ou les stations de desserts, ajoute une touche amusante tout en restant rentable.
Une autre stratégie pour une planification soucieuse de votre budget consiste à travailler avec des traiteurs moins connus mais très talentueux. Les équipes culinaires émergentes peuvent proposer des prix compétitifs tout en s’efforçant de mettre en valeur leurs compétences auprès des entreprises clientes.
Options de divertissement créatif
Le divertissement peut rehausser n’importe quel événement d’entreprise, mais cela ne signifie pas nécessairement embaucher un groupe à prix élevé. Un DJ est souvent une option plus économique, proposant une musique qui plaît à différents goûts.
Envisagez des ajouts à plus petite échelle comme des lecteurs de cartes de tarot, des caricaturistes ou des trios de jazz live pour l’apéritif afin d’améliorer l’atmosphère.
Ces options offrent aux invités des expériences engageantes sans nécessiter l’investissement lourd d’un groupe complet ou d’un numéro d’affiche. Selon 23 Layers, un mélange de divertissements uniques et interactifs peut souvent avoir autant d’impact qu’un spectacle de grand nom.
Idées de décoration économiques
La décoration peut laisser votre budget tranquille. Concentrez-vous plutôt sur la création de zones à fort impact comme l’entrée de l’événement ou l’espace de rassemblement principal. L’éclairage peut transformer un lieu plus efficacement – et souvent à moindre coût – que des compositions florales complexes.
L’utilisation stratégique de lumières LED, de projections cartographiques ou d’accents éclairés par des bougies peut rendre un espace magique tout en maîtrisant les coûts.
La location de packs de décoration préconçus est une autre option pour les entreprises soucieuses de leur budget. De nombreux organisateurs d’événements, dont 23 Layers, travaillent avec des partenaires de location qui proposent des thèmes de décoration personnalisables qui correspondent à l’image de marque d’une entreprise tout en gardant les coûts gérables.
Une technologie qui fonctionne pour vous
L’intégration d’éléments technologiques est un excellent moyen de créer un événement moderne et interactif. Les murs de réseaux sociaux, où les photos marquées d’un hashtag spécifique à la fête sont affichées en temps réel, encouragent l’engagement et créent un souvenir amusant pour les participants.
Le mapping de projection peut transformer des murs vierges en affichages dynamiques, mettant en valeur des visuels saisonniers ou des points forts de l’entreprise.
Les applications événementielles personnalisées sont un autre ajout pratique, proposant des horaires, des détails sur les activités et même des sondages interactifs pour maintenir l’engagement des invités. Ces améliorations technologiques offrent souvent un « facteur wow » sans les coûts élevés associés à un décor physique élaboré.
Des partenariats avec des fournisseurs qui permettent d’économiser du temps et de l’argent
Un partenariat avec des fournisseurs qui gèrent plusieurs aspects de la production d’événements peut rationaliser les coûts. Certaines entreprises proposent désormais des services groupés, notamment la location de meubles, l’éclairage et la décoration, qui sont souvent plus économiques que l’embauche de spécialistes distincts pour chaque élément.
La conclusion de contrats multi-événements avec un fournisseur de confiance peut générer des économies supplémentaires pour les entreprises qui planifient plusieurs événements tout au long de l’année.
Les organisateurs d’événements d’entreprise comme 23 Layers collaborent régulièrement avec des fournisseurs qui proposent ce type de forfaits, garantissant ainsi aux clients d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour leur budget tout en conservant une conception d’événement soignée et cohérente.
Un équilibre entre célébration et dépenses intelligentes
Les fêtes d’entreprise ne se résument pas à une simple célébration : elles constituent une occasion de rassembler les équipes, de remonter le moral et de laisser une impression durable. En gérant judicieusement le calendrier, la sélection des lieux, la restauration et la décoration, les entreprises peuvent atteindre ces objectifs tout en respectant leur budget.
Avec une planification minutieuse et les bons partenariats, tels que ceux proposés par 23 Layers, les entreprises peuvent organiser un événement spécial et financièrement responsable.
Cet hiver, l’énergie vibrante de New York offre la toile de fond idéale pour un rassemblement d’entreprise mémorable où chaque dollar est dépensé à bon escient.
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