Les problèmes de communication interne affligent fréquemment les organisations. Même si trois personnes dévouées travaillent avec diligence vers un objectif commun, elles ont souvent des interprétations divergentes de la tâche à accomplir. De plus, les chefs d’équipe peuvent ignorer des mémos cruciaux concernant des problèmes ou des mises à jour.
Alors, quelle est la solution ? Même si une petite équipe peut se réunir en personne pour résoudre les problèmes, cette approche peut ne pas convenir aux groupes plus importants. Un processus systématique est nécessaire pour diffuser systématiquement des informations précises, permettant une action rapide.
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1. Gardez les communications cohérentes
Maintenir une communication cohérente est crucial. Reconnaître les grandes entreprises par leur marque employeur, telle que les couleurs, les polices, le ton et le design, favorise la familiarité avec leurs offres. Les communications internes doivent suivre la même approche.
Créez une voix interne de marque en mettant en œuvre des e-mails internes visuellement et textuellement cohérents. Utilisez des modèles d’e-mails pour toutes les communications internes, en remplaçant le contenu obsolète tout en préservant la conception globale et l’image de marque.
2. Renforcer les connexions
La communication entre les membres de l’équipe et les employés est cruciale pour une collaboration efficace. Insister sur ce point lors des programmes de formation en management peut renforcer le lien entre les managers et leurs subordonnés directs.
Les managers qui investissent du temps dans la compréhension de leurs employés et les écoutent activement bénéficieront d’une communication plus fluide et d’une meilleure gestion des tâches. Lorsque les employés percevront que les managers répondent à leurs préoccupations spécifiques, ils se sentiront plus connectés et engagés.
3. Remplacez votre télécopieur par un télécopieur en ligne
Saviez-vous que les fax physiques peuvent déjà être facilement remplacés par une application sur votre smartphone ? C’est une excellente idée pour la communication d’entreprise, puisque chaque employé a un téléphone à portée de main et, au mieux, il n’y a qu’un seul fax par bureau.
Vous avez besoin d’un bon fax Apple capable de recevoir et d’envoyer des fax. Ce fax en ligne peut protéger vos données et documents contre le piratage et les fuites. Avec l’application iPhone, vous pouvez accroître l’engagement des employés et améliorer la sécurité du transport des données.
4. Réorganisez votre bureau
Améliorer la communication interne dans un espace de travail traditionnel, où les collègues travaillent ensemble (en supposant qu’il en reste), peut se faire en considérant le plan d’étage. Les cabines et les cloisons peuvent créer une atmosphère paisible, mais elles isolent également les employés et entravent une communication efficace. Si vous pensez que cela pourrait être le cas, essayez de réorganiser l’agencement du bureau pour le rendre plus ouvert.
Cela encouragera l’interaction et la collaboration entre les employés, tout en créant un environnement de travail plus agréable. De plus, permettre aux gens de changer de bureau en fonction de leurs projets ou collaborations en cours, ou pour acquérir de nouvelles perspectives, peut être bénéfique.
5. Prévoyez du temps pour parler
La mise en œuvre d’une politique accessible qui encourage les employés à aborder librement les problèmes peut grandement améliorer la communication interne au sein de votre organisation. Cela motive les employés et améliore l’accessibilité.
De plus, n’hésitez pas à inviter les autres à s’impliquer activement. Même si votre porte reste ouverte et sans surveillance, montrez l’exemple et connectez-vous de manière proactive avec les personnes au-delà de votre bureau. N’oubliez pas qu’une communication efficace commence avec vous.
6. Décourager la communication à sens unique
Les entreprises adoptent souvent une approche de communication en cascade, qui constitue traditionnellement la méthode privilégiée pour partager des informations. Cela s’explique principalement par le fait que la communication descendante procure un sentiment de contrôle qui séduit ceux qui sont chargés de façonner les discours de l’entreprise.
Cependant, la communication à sens unique ne présente que la moitié du tableau. La vérité est que favoriser les conversations bidirectionnelles, que ce soit par le biais d’interactions en personne ou de moyens technologiques, est une bien meilleure méthode pour garantir qu’un large éventail de voix au sein de votre organisation soit entendue.
Vous pourriez être agréablement surpris par les informations que vous obtiendrez, ou peut-être pas. Quoi qu’il en soit, il offrira sans aucun doute une représentation plus authentique de la véritable voix de votre entreprise.
7. Écoutez vos employés
Les petites entreprises évaluent l’engagement des employés en fonction de leur niveau d’implication dans les processus décisionnels, contrairement aux grandes entreprises, où les employés ont moins d’interaction avec les décideurs. Les commentaires des employés ont une valeur immense car ils favorisent un sentiment d’appartenance et incitent les employés à apporter des idées d’amélioration.
ContactMonkey, un outil de communication interne, sert de plate-forme centralisée pour recueillir les commentaires des employés. Il permet d’inclure des enquêtes de pouls, des réactions emoji, des pouces vers le haut/bas, oui/non et d’autres éléments interactifs dans les e-mails des employés.
8. Tenir un appel de groupe
Nous utilisons une gamme de logiciels de gestion de produits, ainsi que le courrier électronique et d’autres canaux de communication numériques. Dans notre entreprise, nous avons pour règle que chaque fois qu’une demande numérique donne lieu à plus de trois réponses, nous prenons tous un appel de cinq minutes pour garantir la clarté et la responsabilité du propriétaire de la demande. Il est important d’éviter de négliger ou de retarder les réponses par courrier électronique, car cela ne profite à personne dans l’organisation.
9. Soyez transparent
La transparence constitue le fondement d’une communication efficace et d’une culture d’entreprise solide. Les employés s’épanouissent lorsqu’ils reçoivent des informations complètes et honnêtes, ce qui conduit à un engagement accru. La confiance entre les employés et les dirigeants s’épanouit grâce à la transparence.
Conclusion
Une communication significative est essentielle pour toute organisation, mais il peut être difficile de garder tout le monde sur la même longueur d’onde. La mise en œuvre des stratégies décrites ci-dessus garantira que vos employés resteront informés et connectés, ce qui se traduira par une productivité accrue et une culture organisationnelle plus forte. Avec des canaux de communication clairs et une attitude ouverte à l’égard des commentaires, votre entreprise peut atteindre ses objectifs plus rapidement et avec plus d’efficacité.
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